Teknologi Perkantoran
Selasa,14 April 2020
Assalamualaikum wr.wb
Apakah Teknologi Perkantoran itu?
Yuk simak penjelasan dibawah ini teman-teman.....
TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. Pengertian teknologi perkantoran.
Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.
B. Macam-macam mesin kantor
1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
- Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
- Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
- Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
- Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
- Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin tulis
- Mesin dikte
- Mesin penomor
- Asahan pensil
- Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
- Pembuka surat
- Mesin penjilid
- Hechtmachine
- Pemotong kertas
- Pencatat uang kas
- Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
- Mesin jumlah
- Mesin hitung
- Komputer
- Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
- Mesin stensil
- Mesin stencil spirtus
- Mesin fotocopi
- Mesin perekam sheet
- Mesin offset
- Berbagai mesin cetak
- Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
- Telepon dan interphone
- Teleprinter
- Facsimile
- Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
- Mikrofilm
- Penghancur kertas
- Pelubang kertas/kartu
C. Pengaruh perkembangan teknologi perkantoran
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:
- Peningkatan mutu tenaga kerja
- Menigkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
- Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
- Meringankan tenagadan pikiran pegawai
Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:
- Mempercepat penyelesaian pekerjaan
- Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penylesaian pekerjaan.
- Memperlancar pekerjaan
- Mempermudah penyelesaian pekerjaan
Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:
- Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
- Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
- Memenuhi standar mutu tertentu
- Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:
- Mengurangi pengguanaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
- Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrmpilan tertentu.
- Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
- Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
- Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
BERIKUT ALAT-ALAT PERKANTORAN DAN FUNGSINYA
Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Berikut adalah peralatannya :
Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip
Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.
Mesin penghitung uang
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.
Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.
Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.
Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Microfilm
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.